Από τις λίστες του Λεονάρντο ντα Βίντσι στα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας και συνεργατικότητας. Πώς τα productivity apps αλλάζουν τον τρόπο εργασίας και ποιο είναι το μέλλον τους;
Κάθε μέρα ο Κώστας ξυπνάει ελέγχοντας το smartwatch του για να τσεκάρει την ποιότητα του ύπνου. Από τον καιρό που επέστρεψε στο γραφείο φροντίζει να κάνει ένα μεγάλο τμήμα της διαδρομής προς την εταιρεία με τα πόδια, συμπληρώνοντας τα 5.000 βήματα που έχει θέσει ως πρωινό στόχο. Στόχος που ξεκίνησε την περίοδο του πρώτου lockdown, προτού αρχίσει την καθημερινή δουλειά του στο σπίτι και την προσαρμόζει πλέον στην επάνοδο στην κανονικότητα.
Ανέκαθεν φίλος της ψηφιακής τεχνολογίας ο Κώστας συνηθίζει επίσης να επικοινωνεί με τα μέλη της ομάδας του στο μικρό διαφημιστικό του γραφείο, αλλά και αρκετούς από τους συνεργάτες του μέσα από ένα σύνολο εφαρμογών. Apps όπως το Evernote ή το Slack και ξεχωριστά chatrooms ανά task τον βοηθούν να έχει μια εικόνα για τις εκκρεμότητες, αλλά και τη ροή της εργασίας και των διαφόρων projects. Ο ίδιος περιγράφει αυτήν την καθημερινή επαφή με τις εφαρμογές ως ένα είδος τελετουργικού, που τον βοηθάει να παραμένει όσο το δυνατό πιο παραγωγικός στη διάρκεια της ημέρας. Ένας τρίτος άνθρωπος που δεν τον γνωρίζει θα τον χαρακτήριζε ως «εθισμένο» στην παραγωγικότητα.
Ο Κώστας δεν είναι ο μόνος. Είναι μόνο ένας από το ολοένα αυξανόμενο αριθμό ανθρώπων και επαγγελματιών που θεωρούν ότι η βελτιστοποίηση του χρόνου τους, μέσω της τεχνολογίας, είναι ένα όλο και πιο σημαντικό κομμάτι της ζωής τους.
Καλώς ήρθατε στην εποχή των productivity apps!
Η παραγωγικότητα δεν είναι ένα νέο ζητούμενο
Η επιθυμία του ανθρώπου να έχει ένα όσο το δυνατό καλύτερο έλεγχο των υποχρεώσεων της ημέρας του δεν είναι νέο φαινόμενο. Ήδη από τέλη του 15ου αιώνα ο Λεονάρντο ντα Βίντσι έγραφε τις δικές του λίστες υποχρεώσεων, ενώ στις αρχές της πρώτης δεκαετίας του 18ου αιώνα ο Βενιαμίν Φραγκλίνος δημιούργησε ένα περίφημο πλάνο αυτοβελτίωσης, διάρκειας 13 εβδομάδων. Λίγες δεκαετίες αργότερα, οι εκδότες ξεκίνησαν την εκτύπωση των πρώτων daily planners, αποτέλεσμα της εκβιομηχάνισης και της ανάγκης των ανθρώπων να κερδίσουν περισσότερα χρήματα. Μια ανάγκη (ανθρώπων και επιχειρήσεων) που οδηγεί και στη σύγχρονη εποχή μας την ανάπτυξη των ψηφιακών productivity apps, που χρησιμοποιεί ένα μεγάλο ποσοστό των εργαζόμενων.
H ψυχολόγος Bluma Zeigarnik το 1927 μετά από μελέτη, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι έχουμε καλύτερη μνήμη για εργασίες που είτε δεν έχουν τελειώσει ακόμα είτε διακόπτονται από άλλες εργασίες, σε σύγκριση με τις ολοκληρωμένες εργασίες. Όπως δηλαδή ένας σερβιτόρος μπορεί και θυμάται εύκολα όλους όσους είχαν μια απλήρωτη παραγγελία, αλλά μόλις πληρωθεί, δεν μπορεί να θυμηθεί καμία λεπτομέρεια σχετικά με αυτές.
Αυτό συμβαίνει γιατί το ασυνείδητο συνεχίζει να στέλνει μηνύματα στην περιοχή που ελέγχει το συνειδητό μας, σχετικά με κάποιες ημιτελείς εργασίες. Έτσι λοιπόν με την δημιουργία λίστας το ασυνείδητο ζητά παύει να ζητά από το συνειδητό να καταστρώσει ένα σχέδιο και να ολοκληρώσει αυτές τις εργασίες ή να επιτύχει αυτούς τους στόχους. Αφού πλέον το θέμα έχει διευθετηθεί και το μυαλό δεν βασανίζεται άλλο από requests.
Η άνθηση των productivity tools
Από την εμφάνιση του Word μέχρι τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία που χρησιμοποιούμε σε smartphones και υπολογιστές η υπόσχεση είναι η ίδια: μεγαλύτερη παραγωγικότητα με δυνητικά λιγότερο κόπο και εργασία. Μια υπόσχεση σύμφωνη με τη δυτική κουλτούρα και το σύγχρονο τρόπο ζωής. To Evernote, το Google Docs, το Hive, το Calendly, το Hootsuite, το Zoom και εκατοντάδες, αν όχι χιλιάδες εφαρμογές και πλατφόρμες, που χρησιμοποιούμε τα τελευταία χρόνια υπόσχονται ότι εκπληρώνουν αυτήν την υπόσχεση. Για τη συνεργασία στη συγγραφή εγγράφων, τον προγραμματισμό ραντεβού, για την οργάνωση των σημειώσεων, για τις τηλεδιασκέψεις, για την ανάρτηση περιεχομένου στα social media, εκατομμύρια εργαζόμενοι και επαγγελματίες σε όλο τον κόσμο χρησιμοποιούν ένα ή πολύ περισσότερα από τα παραπάνω εργαλεία στην καθημερινότητά τους. Ιδιαίτερα, εδώ και δύο χρόνια, όταν και η πανδημία επιτάχυνε την ανάγκη για συνεργασία εξ’ αποστάσεως.
Το μήνυμα βέβαια πέρασε και στις εταιρείες που βρίσκονται πίσω από τις συγκεκριμένες εφαρμογές, εξελίσσοντάς τες ακόμα περισσότερο και με μία πληθώρα δυνατοτήτων παραμετροποίησης, ανάλογα με τις ανάγκες που έχει κάθε χρήστης.
Έτσι υπάρχουν εφαρμογές που πάνε το listing και το tracking σε άλλο επίπεδο, αφού μπορούν να δεχθούν μακροεντολές, να ενσωματώσουν στοιχεία από τρίτες εφαρμογές, να τραβήξουν δεδομένα από databases, να στείλουν αυτόματα mails, να παρακολουθούν και να ενημερώνουν αυτόματα για αλλαγές που μπορεί να προκύψουν και πολλές ακόμα λειτουργίες με σκοπό πάντα την αύξηση της παραγωγικότητας κατά την διάρκεια της ημέρας.
Το μέλλον των productivity apps
Η πανδημία λειτούργησε ως καταλύτης για τη χρήση software που εστιάζει στην παραγωγικότητα, ιδιαίτερα στον τομέα της εργασίας. Κυρίως, γιατί ανατράπηκε το παραδοσιακό μοντέλο εργασίας και η υποχρέωση του υπαλλήλου να είναι παρών στο γραφείο του, σε όλη τη διάρκεια της εβδομάδας.
Όλες οι έρευνες δείχνουν ότι το υβριδικό μοντέλο, ένα δηλαδή μεικτό μοντέλο τηλεργασίας και παρουσίας στο γραφείο, είναι αυτό που θα επικρατήσει. Αναμενόμενα, αυτό δημιουργεί πολύ σημαντικές προοπτικές και για κάθε λογής productivity software, το οποίο θα εξακολουθήσει να χρησιμοποιείται και στο μέλλον. Σύμφωνα με μια μελέτη του 2020 από τη Grand View Research, η παγκόσμια αγορά λογισμικού διαχείρισης παραγωγικότητας αναμένεται να ξεπεράσει σε αξία τα 100 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2027, εμφανίζοντας ένα μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης σχεδόν 15%. Όπως αναφέρεται, βασικές -αν και αντίρροπες- δυνάμεις είναι τόσο η ανάγκη διαχείρισης του εργατικού δυναμικού από τις επιχειρήσεις, όσο και η ανάγκη για επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των απομακρυσμένων εργαζομένων. «Τα εργαλεία που αξιοποιούν την ατομικότητα των μελών της ομάδας και εστιάζουν ειδικά στις προκλήσεις του σύγχρονου χώρου εργασίας θα είναι πάντα περιζήτητα» συμπεραίνει η ίδια μελέτη.
Τεχνολογίες, όπως η τεχνητή νοημοσύνη και το Machine Learning, που χρησιμοποιούνται για να κάνουν μια εις βάθος ανάλυση των δεδομένων, να τα μετατρέψουν σε πρακτικές ιδέες και να μεγιστοποιήσουν την παραγωγικότητα των επιχειρήσεων αναμένεται να παίξουν καταλυτικό ρόλο. Επιπρόσθετα, η μεταφορά αυτών των πλατφορμών στο cloud βελτιώνει τη συνδεσιμότητα, καθιστώντας κάθε λογής έγγραφα και αρχεία διαθέσιμα στο διαδίκτυο, παρέχοντας τη δυνατότητα κοινής χρήσης δεδομένων σε πραγματικό χρόνο.
Μήπως να κάνουμε ένα βήμα πίσω;
Προφανώς η τεχνολογία και οι εφαρμογές της αποτελούν ένα σημαντικό βοηθητικό εργαλείο, ωστόσο υπάρχει και ο αντίλογος, ο οποίος σχετίζεται με τον τρόπο που αξιολογείται η απόδοση. Άνθρωποι, όπως ο Κώστας και οργανισμοί μικρού μεγέθους, όπως το γραφείο του, χρειάζονται πάντα την τεχνολογία να τους πει πόσο αποτελεσματική ήταν η μέρα τους; Μήπως αντί για πόσα πράγματα έχουμε κάνει, κάνοντας «τικ σε ψηφιακά κουτάκια», έχει μεγαλύτερο νόημα να στραφούμε σε παραμέτρους που έχουν μεγαλύτερο νόημα; Μήπως το αν ήμασταν πιο καινοτόμοι στη μέρα μας έχει μεγαλύτερη σημασία; Μήπως τελικά η αποτελεσματικότητά κα η παραγωγικότητά μας μπορούν να λυθούν χωρίς την παρουσία της τεχνολογίας; Και μήπως τελικά η δική μας κρίση παραμένει ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία αξιολόγησης της παραγωγικότητάς μας;
